Che cos’è il budget aziendale? Il budget aziendale, inteso come il processo attraverso cui vengono definiti gli obiettivi, l’impiego e l’allocazione delle risorse, è uno dei principali strumenti di controllo dell’impresa. Il budget consente infatti sia di stimare preventivamente le entrate e le spese in un determinato periodo, sia di valutare in itinere eventuali scostamenti rispetto al piano originario. Il budget aziendale è quindi un programma d’azione razionale ma flessibile, che, in caso di necessità, va modificato e adattato alle contingenze (revised budget). Programmazione e Controllo sono due componenti fondamentali per un percorso di miglioramento continuo orientato all’innovazione. Elaborazione del budget aziendale La stesura del budget aziendale (budgeting) promuove l’interscambio comunicativo fra diverse aree, e deve tener conto dei seguenti elementi costitutivi: Budget economico: gestione e pianificazione dei costi e dei ricavi nell’arco temporale considerato; Budget relativo agli investimenti: sintesi delle strategie messe in atto nel periodo precedente e pianificazione delle attività future; Budget finanziario: pianificazione delle attività volte al recupero del capitale e valutazione delle strategie da adottare. Grazie ad una programmazione sviluppata ad hoc, il budget aziendale deve quindi consentire all’impresa di realizzare il massimo profitto raggiungibile nel periodo considerato. In questo modo lavoro e progetti possono essere organizzati in funzione degli obiettivi e delle tempistiche previste. Il ruolo delle Simulazioni Alla luce di quanto considerato, è facile intuire come la redazione del budget aziendale renda necessario formulare delle vere e proprie previsioni, che devono essere quanto più accurate possibile. Disporre di simulazioni di tipo economico, finanziario e patrimoniale calcolate secondo precisi algoritmi consente infatti di elaborare un numero illimitato di scenari alternativi, permettendo così di prefigurare l’impatto delle diverse scelte effettuate. Attualmente il Management può avvalersi di una molteplicità di soluzioni per effettuare proiezioni su cui basare l’elaborazione del budget aziendale ed eventuali revisioni infrannuali. Grazie alla tecnologia è infatti possibile costruire un vero e proprio budget previsionale, attraverso: Simulazioni What If; Forecast; Analisi scostamenti; Report. Budget aziendale: l’importanza degli strumenti per definirlo In un contesto di estrema variabilità come quello attuale, l’adozione di strumenti e applicazioni software che permettano il governo dei dati e delle informazioni in ambito economico e finanziario risulta ancora più determinante. Attraverso tali strumenti il management può infatti anticipare le tendenze, apportando anche eventuali correttivi al modello di business per preservare la competitività. In particolare, i software per il budget aziendale consentono di: Simulare diversi scenari commerciali con le principali variabili come quantità, prezzi e sconti, valutandone l’impatto economico-finanziario; Definire i target per la forza commerciale; Definire i budget di spesa per i diversi dipartimenti aziendali. Ad esempio, supportare il Piano di Contingenza per l’anno in corso significa di fatto predisporre un Forecast con una visione a breve termine, costruendo un conto economico previsionale ed un Budget che analizzi tutti i costi principali. Per il medio periodo servirà invece la definizione di un piano strategico che descriva l’evoluzione della gestione ipotizzando lo sviluppo di almeno 2 (o più) scenari che potrebbero verificarsi nel corso dell’anno/i. Ciò significa, nei casi più complessi, la gestione di un budget per vendite, acquisti e spese generali, di un budget per la produzione e gli investimenti, e di un budget finanziario. La soluzione per il Budget aziendale di Sanmarco Informatica NextBI Business Place è la suite di Budget e Controllo di Sanmarco Informatica che risponde a tutte le esigenze di chi vuole gestire efficacemente il processo di pianificazione in logica scalabile e multi aziendale. Realizzata con il contributo di vari clienti e consulenti, si caratterizza per essere una soluzione end-to-end facile da utilizzare e adattabile a numerose esigenze. Di seguito le principali peculiarità. Simulazioni What If Effettua le simulazioni di tipo economico delle principali variabili valutando in anticipo gli effetti di possibili decisioni alternative, confrontando visivamente i risultati, con la certezza di poter disporre di proiezioni affidabili perché calcolate secondo algoritmi rigorosi e sperimentati. L’elemento distintivo è l’integrazione delle serie storiche aziendali al massimo dettaglio. Questo consente di effettuare simulazioni su quantità, prezzi, costi, provvigioni e sconti valutandone in tempo reale l’impatto sul conto economico previsionale. Forecast Visualizza istantaneamente il conto economico riassuntivo a seguito delle simulazioni appena effettuate ed elabora automaticamente la proiezione dei risultati aziendali a fine anno. Consente, inoltre, di elaborare più scenari alternativi e revisioni di budget aziendale infrannuali, consolidando ed integrando i dati consuntivi alle previsioni aggiornate. Analisi scostamenti I singoli budget sono elaborati in forma analitica e mensilizzata, per consentire la tempestiva analisi delle cause degli scostamenti. Gli scostamenti vengono esaminati non soltanto a livello di valore (ricavi, costi, margini), ma anche di quantità e di prezzo unitario. Ciò consente di identificare, in modo immediato e mirato, le aree della gestione che richiedono interventi correttivi prioritari per migliorare l’efficienza, la produttività e, quindi, i risultati aziendali. Reporting Permette di disporre di pratici quadri riassuntivi di controllo dell’andamento di gestione, in documenti Excel, esportando tutti i dati del budget simulato. Conto economico Attraverso il modulo del Conto Economico è possibile effettuare l’analisi di bilancio dei centri di costo, associabili ai singoli responsabili, simulando le variazioni previste rispetto ai costi consuntivi dell’anno precedente e verificandone gli eventuali scostamenti. Grazie alla struttura modulare, le diverse funzionalità possono essere attivate in modo flessibile e graduale secondo le esigenze del Cliente, gestendo tutte le personalizzazioni necessarie. Il motore di workflow approvativo permette ad ogni responsabile di funzione di contribuire a definire il quadro complessivo aziendale, e alla Direzione di verificare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento dell’intero processo, valutando e approvando immediatamente l’impatto della migliore strategia. Scopri di più su NextBI – Analisi dei Dati e Consulenza Direzionale e le sue soluzioni applicative per la Business Intelligence, il sistema di Budget e il Corporate Performance Management. 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