Discovery ECM: il team di Discovery ECM sviluppa la suite dedicata alla gestione dei contenuti aziendali (Web Content Management), quali contenuti tecnici, manuali, documenti della qualità, Discovery XChange, documenti provenienti dai cicli attivi e passivi e tutti i documenti a rilevanza tributaria.

Nella vita aziendale, a qualsiasi livello di responsabilità e in qualsiasi ambito applicativo, a supporto delle decisioni o per descrivere un ambito/procedura, si manifesta sempre più la necessità di dotarsi di uno strumento di gestione dei contenuti. Discovery ECM è la soluzione software completa, trasversale ai processi aziendali, che fornisce tutti gli strumenti utili per gestire in maniera compiuta l’intero ciclo di vita dei contenuti elettronici: dalla gestione dell’approvazione dei documenti, al controllo delle versioni/revisioni, fino alla distribuzione, in piena sicurezza, dei contenuti stessi.

Ciascun elemento caricato (immagine, foglio di calcolo, testo, video, documentazione di origine gestionale, ecc.) può essere classificato attraverso l’utilizzo di classi documentali: un’aggregazione di attributi che ne consente una categorizzazione accurata. La ricerca dei documenti indicizzati, quindi, risulta efficiente e l’accesso agli stessi funzionale e veloce

Inoltre, mediante il sistema di ricerca “spotlight” è possibile reperire i contenuti attraverso gli attributi del contenuto o mediante le classifiche/categorizzazioni, le date di validità, le date scadenza attribuite agli stessi.

La soluzione permette, attraverso la piattaforma web-mobile, di consultare/condividere informazioni in azienda e dall’azienda verso l’esterno (clienti/fornitori/consulenti, etc.), gestendo accessi e permessi sui contenuti e garantendo, in ogni momento, l’univocità e la correttezza del dato.

I contenuti possono essere sottoposti a cicli approvativi e liste di distribuzione, che possono definire regole e tracciare il controllo della divulgazione dei medesimi. In tal caso, quindi, il sistema attiva il ciclo di revisione del contenuto, gestendone i diversi stati: redazione, approvazione, rifiuto, attivazione, revisione annullamento, ecc.

Le modifiche svolte sul contenuto vengono, altresì, tracciate dal versionamento automatico. Attraverso la piattaforma di gestione delle attività vengono assegnate a ciascun utente le azioni da compiere nel sistema: approvazione contenuto, sollecito approvazione, presa visione di un contenuto, preavviso di scadenza del documento. Questa gestione “to do” rappresenta la modalità operativa più efficace per poter coinvolgere il personale aziendale nella gestione e condivisione dei contenuti.

Le funzionalità di Discovery ECM possono integrarsi coi processi di archiviazione attiva e archiviazione passiva.

L’archiviazione elettronica dei contenuti provenienti da processi gestionali offre i seguenti vantaggi:

• Recupero dei documenti, in qualsiasi momento e con qualsiasi device.
• Consultazione diretta del documento dal programma di gestione dello stesso (ad esempio: gestione ordini clienti, estratto conto, ecc.).
• Facilità di catalogazione e organizzazione secondo le strategie aziendali.
• Gestione attraverso un unico sistema per tutti gli utenti.
• Risparmio nella produzione dei documenti tramite la possibilità di “centralizzare” tutte le operazioni di trasmissione, conferma e revisione.

La documentazione passiva viene gestita ed associata alle applicazioni gestionali allo stesso modo di quella attiva. Possono essere gestiti sia documenti elettronici che cartacei e l’indicizzazione e l’associazione del documento alle transazioni può avvenire con diverse modalità.

Senza barcode:

• Registrazione del contenuto.
• Associazione dell’immagine alla registrazione.
• Associazione dell’immagine del contenuto da file o da scanner usb.
• Memorizzazione dell’immagine nell’area associata al tipo di contenuto.

Con barcode automatico:

• Registrazione del contenuto.
• Scansione di massa dei contenuti tramite scanner.
• Riconoscimento digitale dei barcode, importazione e associazione automatizzate dell’immagine alla registrazione.
• Emissione immediata, da stampanti apposite, dell’etichetta barcode da applicare al documento contenente i riferimenti della registrazione (es: protocollo IVA, data registrazione, ecc.).

Con barcode e lettore:

• Registrazione del contenuto.
• Lettura barcode dal documento cartaceo.
• Associazione dell’immagine alla registrazione.
• Scansione di massa dei contenuti tramite scanner.
• Emissione di etichette, con numerazione progressiva, tramite normali stampanti laser o stampanti apposite.

La conservazione digitale è un insieme di processi e procedure  informatiche previste dalla normativa italiana, che permettono di attribuire valore legale/fiscale e conservare nel tempo i documenti informatici, consentendo, al contempo, di:

• Dematerializzare i documenti cartacei.
• Garantire l’autenticità, integrità, affidabilità dei documenti.
• Rendere leggibili e facilmente reperibili i contenuti conservati.
• Risparmiare sui costi dello stoccaggio, della stampa e dell’archiviazione.

Discovery ECM permette di eseguire la conservazione digitale sia nella modalità «in house» sia nella modalità «in outsourcing».