Project Management

Gestione progetti JPM

JPM nasce per supportare le aziende nel gestire i progetti in modo semplice ed efficace facilitando il raggiungimento degli obiettivi.

L’applicativo fornisce strumenti per gestire puntualmente: risorse, processi, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo.

Le aziende che lavorano a progetto affrontano tre fasi cruciali:

L’apertura di un nuovo progetto

L’inserimento del nuovo progetto all’interno del portfolio progetti preesistente in azienda per valutarne la fattibilità in termini di tempi e risorse

Il controllo dello stato di avanzamento del progetto e dell’intero portfolio

Un progetto è il mezzo tramite il quale un’organizzazione crea valore ed è l’unico mezzo per mantenersi sul mercato. Le aziende lavorano sempre più per progetti e per obiettivi di business.

Apertura di un nuovo progetto

L’apertura di un nuovo progetto porta spesso allo scoperto, il tema della non conoscenza dello storico dei progetti costringendo, di volta in volta, a ripartire da zero. Un primo grande vantaggio di JPM è l’archiviazione dello storico ed il conseguente consolidamento delle best practices.

Questo si traduce nel concetto di modello. I modelli possono essere legati ad una famiglia di prodotti o ad una categoria di progetti.

In azienda l’inserimento di un nuovo progetto nel portfolio esistente prevede che si tenga conto dell’intero portfolio progetti questo perché le risorse aziendali sono condivise ed a capacità finita, quindi vanno evitati conflitti e sovraccarichi di lavoro.

È possibile schedulare il progetto con tre diverse modalità:

capacità infinita

Tiene conto dei calendari di progetto (calendario aziendale) e delle attività (calendario di reparto), dei vincoli sulle attività, dei legami tra le attività o macro-attività

capacità infinita plus

Rispetto alla infinita tiene conto del calendario delle risorse (ferie, malattie ed assenze)

capacità finita

Considera tutto quanto sopra e livella i sovraccarichi a parità di risorsa pianificata su attività sovrapposte nel singolo progetto o tra i progetti (multiprogetto)

Tramite algoritmi matematici JPM è in grado di:

1. ottimizzare le risorse livellando i carichi di lavoro nel rispetto delle priorità e delle date di consegna

2. evidenziare, in alternativa, il sovraccarico delle risorse stesse in modo da facilitare analisi what if e/o scelte di make to buy.

JPM, nell’assegnazione delle risorse ai vari task, permette la pianificazione sia di risorse singole che di gruppi di risorse anche su attività multiple.

Una volta pianificate le risorse, tramite diagrammi di Gantt, è possibile avere una visione dell’impiego delle risorse nel corso del progetto e di come la pianificazione stessa impatti sul resto del portfolio evidenziando sovraccarichi e periodi di scarico.

Le metodologie sopra descritte si applicano sia nel caso di pianificazione ASAP (al più presto), che ALAP (al più tardi).

JPM è in grado di simulare alternativamente scenari di pianificazione diversi, permettendo di scegliere la migliore soluzione e questo aumenta le performance aziendali.

L’inserimento del nuovo progetto all’interno del portfolio progetti pre-esistente

Per le aziende è molto oneroso, se non impossibile; pianificare un nuovo progetto considerando l’intero portfolio progetti in WIP senza strumenti adeguati (come JPM) richiede una numerosità di ore di lavoro (dispendio di energie umane) da parte di risorse importanti (di livello), senza considerare le innumerevoli possibilità di errore.

Con JPM l’inserimento di un nuovo progetto è facilitato dalla presenza di una libreria di modelli da cui generarlo e con le funzioni della schedulazione sopra descritta, con pochi click si ottengono risultati di:

Fattibilità nel rispetto delle date di consegna

Rispetto dei carichi di lavoro risorse

Valutazioni di make or buy

Controllo dello stato di avanzamento del progetto e dell’intero portfolio

Nella suite JPM è stata realizzata una suite apposita denominata JPMSHARE.

Jpmshare viene usato dagli operatori coinvolti nelle attività di progetto come strumento di lavoro fondamentale, quotidiano, per rilevare i propri:

Elenchi attività (ToDo giornalieri, settimanali, globali);
Dichiarare le ore su attività di progetto svolte;
Richiedere ore per il completamento delle attività (funzionalità ReWU – Residual Work Update);
Compilare e gestire le check list richieste nelle attività, che nei cardini di controllo;
Richiedere una nuova data a finire per le attività e cardini di controllo;
Analizzare i propri carichi di lavoro e/o del proprio gruppo;
Dashboard dei report di progetto.

JPMSHARE consente di tenere traccia in modo rapido ed efficace, delle cosiddette attività non pianificabili, quali brevi riunioni, telefonate, assistenza ai colleghi, imprevisti di varia natura. Il sistema consente di definire una lista di attività non pianificabili ricorrenti ed una propria time unit personale. Nel corso della giornata è possibile aggiungere time unit e consuntivarle a fine giornata con un click.

Con la funzionalità ReWU il pianificatore potrà aggiornare in automatico le durate residue delle attività da svolgere. La schedulazione fornirà il piano lavorativo del lavoro residuo a finire dell’intero portfolio progetti. Conseguentemente la rappresentazione grafica del Gantt mette in evidenza per ogni attività, contemporaneamente la parte residua del lavoro da svolgere, il leadtime e le diverse Baseline. Le visualizzazioni grafiche sono completamente parametrizzabili.

Altro strumento innovativo messo a disposizione sono i cardini di avanzamento: punti di controllo significativi per l’azienda che il pianificatore inserisce all’interno del progetto. Di norma corrispondono alle macrofasi comuni alla maggior parte dei progetti aziendali. I cardini di avanzamento possono essere monitorati in una Dashboard di avanzamento progetti che fornisce una visione d’insieme dell’intero portfolio progetti.