Cos’è il Sigillo Elettronico Qualificato?

Pubblicato il 23 Novembre 2021

Scopri come e quando usare il nuovo strumento digitale

di Stefano Trentin, Dottore Commercialista Responsabile di ECM, Business Unit di Sanmarco Informatica

Le differenze con la Firma Elettronica

Con questo articolo vorrei diffondere la conoscenza dell’esistenza di un nuovo strumento, il Sigillo Elettronico Qualificato, esaminarne le differenze con la Firma Digitale Qualificata e analizzare quali possano essere gli utilizzi.

Così come ricorda anche AGID nei propri documenti informativi, il Sigillo Elettronico Qualificato è stato introdotto nel nostro ordinamento con l’emanazione del Regolamento eIDAS (Regolamento (UE) N°910/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato).

Sostanzialmente, è equivalente a una firma elettronica qualificata, con la differenza che non afferisce a una persona fisica, bensì a una persona giuridica. In altri termini, mentre da una firma siamo in grado di individuare con certezza un soggetto attraverso il suo nome, cognome, codice fiscale ecc., da un sigillo possiamo risalire con certezza a una persona giuridica attraverso la sua denominazione, partita IVA o codice fiscale, ma non abbiamo alcun riferimento alla persona fisica che ha materialmente utilizzato le credenziali per generare tale sigillo.

Risulta utile ricordare per chiarezza che le tipologie di Firma Elettronica individuabili in base alla normativa vigente sono cinque: firma elettronica, firma elettronica avanzata, firma elettronica qualificata, firma digitale e firma elettronica ex articolo 20. Ma quali tipologie di Firma Elettronica e in che numero si sono diffuse in Italia (vedasi anche la tabella riportata qui sotto)? Affronteremo in appositi articoli le differenze tra le varie tipologie di firme e il loro utilizzo.

Sigillo Elettronico Qualificato: numeri e statistiche AGID

Sigilli_Elettronici_Qualificati

Come si vede dai dati riportati rispetto al numero di firme totali rilasciate da gennaio a giugno 2021 (26.265.987) sono stati rilasciati solamente 672 Sigilli Elettronici Qualificati.

Quali sono quindi le motivazioni sottostanti tale esigua diffusione?

A mio avviso la scarsa conoscenza delle possibilità di utilizzo, anche da parte dei certificatori, non ne ha favorito l’applicazione ai processi aziendali.

Ma allora quando e per quali processi utilizzare il sigillo?

Il Regolamento eIDAS stabilisce che si gode della presunzione di integrità dei dati e di correttezza dell’origine dei dati a cui il sigillo è associato.

Il sigillo è quindi adeguato a svolgere funzioni probatorie, perché per quanto stabilito nell’articolo 35 del regolamento, forma prova della provenienza dei dati, del documento informatico o del bene digitale della persona giuridica alla quale il sigillo si riferisce.

Preme sottolineare ancora una volta che il sigillo NON è una firma elettronica della persona giuridica così come evidenziato nella FAQ dell’AGID.

Il sigillo elettronico viene utilizzato tipicamente dai e nei sistemi informativi, costituendo quindi un potente strumento per supportare transazioni automatizzate sicure.

Il sigillo, non essendo legato alla persona fisica, può essere utilizzato agevolmente da molteplici soggetti appartenenti all’organizzazione aziendale, sempre dotati degli opportuni permessi di utilizzo.

Quando e dove usare il Sigillo Elettronico Qualificato

Possiamo utilizzare un sigillo per:

  • certificare la provenienza di un documento;
  • certificare l’integrità dei dati.

Non useremo invece un sigillo nei documenti in cui è necessaria tipicamente una firma autografa.

I casi d’uso sono quindi quelli in cui si vuole avere la certezza della paternità di un documento (come appartenenza all’azienda) e del fatto che non sia stato modificato, stiamo parlando quindi di:

  • documenti;
  • fotografie;
  • disegni;
  • progetti;
  • documentazione commerciale (listini, brochure…);
  • processi di protocollazione;
  • ambito sanitario;
  • autenticazione di beni digitali dell’azienda (software…);
  • scansioni;
  • log.

 

Con l’applicazione dei sigilli si stanno sviluppando altresì casi di utilizzo per la tutela del diritto d’autore e per le opere dell’ingegno. In questo caso sarà a mio avviso comunque necessaria della giurisprudenza a maggior supporto.

Gli scenari quindi sono molteplici, mi aspetto quindi già dal presente anno un aumento plausibile della diffusione dell’utilizzo dei sigilli, che sono un utile strumento a supporto dei processi di riorganizzazione e digitalizzazione attualmente in corso nelle aziende.

Se per far avanzare il tuo processo di digitalizzazione aziendale ti servono dei Sigilli Elettronici Qualificati, compila il form per essere ricontattato e avere maggiori informazioni in merito.

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