Oggi i contratti si firmano online: la nuova tendenza

Pubblicato il 31 Gennaio 2022

Scopri le nuove tecnologie che supportano il cambiamento nel mondo del lavoro

di Stefano Trentin, Dottore Commercialista Responsabile di ECM, Business Unit di Sanmarco Informatica

 

La pandemia Covid-19 ha modificato la vita di tutti noi sotto molti aspetti e in particolare il lavoro. Ci siamo dovuti abituare a nuovi orari, strumenti, ambienti. Il maggior cambiamento è stato rappresentato dall’improvviso passaggio al lavoro da casa: lo smart working.

Sin dall’inizio la tecnologia si è rivelata basilare per supportare questa nuova modalità lavorativa, con l’adozione di molteplici strumenti:

In questo ultimo periodo collegato allo smart working troviamo poi in sicura ascesa il trend della firma elettronica, che permette oggi di convalidare i contratti a distanza, rendendo la procedura di gran lunga più semplice e snella, sia per le aziende sia per i diretti interessati.

Come funziona la firma elettronica? È davvero sicuro firmare un contratto con questo metodo?

Al giorno d’oggi moltissime aziende hanno finora puntato ad avere una “vetrina” online, fidelizzando i propri clienti, aiutandoli nella ricerca di informazioni attraverso portali B2B, nell’interrogazione di cataloghi, fino all’inserimento dell’ordine. Ormai infatti si gestisce tutto online, avendo così dati sempre aggiornati per la gestione del processo produttivo, dall’approvvigionamento fino alla consegna dei prodotti finiti.

Le aziende necessitano però che queste transazioni (ad esempio conferme d’ordine) abbiano una valenza legale affinché un cliente non possa poi disconoscere l’attività effettuata.

Se quindi in precedenza ci si recava magari fisicamente dal cliente, per raccogliere le firme sulla conferma d’ordine su apposita modulistica è necessario che la stessa attività effettuata digitalmente abbia il medesimo valore ai fini legali.

Come si firma un ordine o un contratto online?

Firmare un contratto online è decisamente semplice e intuitivo, anche perché le aziende oggi possono dotarsi di piattaforme specifiche, o integrarle all’interno di soluzioni già presenti (ad esempio portali B2B), che rendono l’intera procedura ancora più immediata per l’utente. È sufficiente cliccare su un pulsante per apporre la firma elettronica, e il gioco è fatto.

I benefici conseguibili attraverso la digitalizzazione dei processi con l’adozione della firma elettronica a questo punto sono facilmente identificabili.

La firma elettronica infatti consente di snellire notevolmente qualsiasi pratica, ma anche di dematerializzare i documenti, risparmiando carta e ottimizzando lo spazio in ufficio. Il tutto può essere poi archiviato in cloud in modo sicuro.

Si possono creare così degli archivi documentali sempre a disposizione con metodi di ricerca intuitivi.

Questo è un trend destinato a crescere sempre di più nel prossimo futuro, anche e soprattutto nell’ottica di un processo di digitalizzazione che ormai sta investendo tutte le aziende e le realtà italiane, sempre più avanzate dal punto di vista tecnologico.

I vantaggi di questi strumenti sono sostanzialmente i seguenti:

  • Velocità nella gestione delle procedure: si semplificano i flussi di lavoro in azienda poiché le firme di approvazione si traducono in semplici richieste on line;
  • Risparmio di tempo: la gestione delle transazioni diventa veloce e pratica (si pensi anche a soggetti geograficamente distanti fra loro);
  • Risparmio economico: si riducono i costi di stampa e di spedizione, si ottimizza lo spazio dedicato all’archivio.

Di conseguenza, una soluzione di firma elettronica può essere efficacemente implementata all’interno di processi più articolati e complessi, per fornire una customer experience completa e soddisfacente a clienti e utenti. Decidere di digitalizzare l’acquisizione delle firme, può essere l’occasione perfetta per ripensare i processi aziendali e l’interazione con i clienti, migliorandoli.

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