Digitalizzazione del processo documentale: benefici e risparmi

Pubblicato il 04 Maggio 2021

di Stefano Trentin, Dottore Commercialista Responsabile di Discovery ECM, Business Unit di Sanmarco Informatica

Quali risparmi puoi ottenere con la digitalizzazione documentale e quali processi conviene digitalizzare subito?

Molte volte nell’attività di consulenza alle aziende, per gli interventi di digitalizzazione documentale, mi vengono poste principalmente due domande:

  • quali risparmi si possono ottenere e come;
  • quali processi possono essere digitalizzati per primi per massimizzare i risultati.

La mia risposta tipicamente è focalizzata sul riportare casi concreti, focalizzandomi su esempi ed esperienze che l’azienda in ogni caso (e a mio avviso fortunatamente) ha dovuto affrontare, potendo toccare con mano il guadagno in termini di efficienza; mi riferisco in particolare all’obbligo della fatturazione elettronica.

Ma se parliamo di fatturazione elettronica, la fattura altro non è che una delle fasi e dei documenti che sono coinvolti nel processo di procurement.

Uno dei processi (da anni si parla di gestire in chiave end-to-end tutti i processi) è quello del procurement: l’obiettivo è quello di riuscire ad andare in copertura di tutte le fasi, dalle gare alle emissioni degli ordini fino alla consegna e naturalmente al pagamento, fino in alcuni casi per arrivare al pagamento. Si parla in questo caso di digitalizzazione dell’intero ciclo procure-to-pay.

Sia a livello governativo che a livello azienda in questo ultimo periodo, tenuto conto anche degli incentivi, c’è un grosso focus verso i temi della digital tranformation. Si è coscienti di come sia necessario intervenire in tempi brevi per mantenere competitività rispetto agli altri Paesi europei e che una possibile strada per uscire dall’impasse è offerta dal digitale, che può giocare un ruolo chiave per le aziende, in ottica di efficientamento dei processi e miglioramento della relazione con i propri stakeholder.

Ma in che modo si può creare efficienza?

Innanzitutto è opportuno partire dalla definizione di processo. Un processo aziendale è un insieme organizzato di attività e di decisioni, finalizzato alla creazione di un output effettivamente richiesto da un cliente, e al quale questi attribuisce un “valore” ben definito. L’applicazione della tecnologia a un processo è in grado di creare automazione che si traduce in un aumento dell’efficienza e dell’efficacia

Sono quindi evidenti i possibili benefici che possono derivare a una azienda che provveda a revisionare dei processi in ottica digitale e come questo approccio, se generalizzato a più aziende o a ecosistemi aziendali (filiere), può produrre benefici sulla produttività del nostro tessuto industriale e quindi, più in generale, del nostro sistema Paese.

Volendo mappare il percorso di digitalizzazione di un’azienda su più livelli, la digitalizzazione dei processi rappresenta uno step intermedio non il punto di partenza. L’azienda deve, infatti, aver posto in essere altre attività per poter proseguire.

Dematerializzazione dei documenti

È necessario innanzitutto dematerializzare i documenti. Questo primo livello prevede la scansione del formato cartaceo e la produzione di immagini digitali per condividere i file e l’adozione di soluzioni di conservazione digitale. Le tecnologie a supporto di questo livello sono scanner, software OCR, sistemi di conservazione. Questa fase era già stata iniziata da molte aziende prima dell’obbligo di fatturazione elettronica.
Molte aziende, spinte anche dalla necessità derivanti dallo smart working stanno solo ora approcciandosi.
Purtroppo, però rimane ancora uno scoglio da superare per diverse organizzazioni, che continuano a mantenere doppi flussi di documenti nonostante la circolazione delle fatture in formato elettronico e che continuano a gestire in modo completamente tradizionale gli altri documenti del ciclo Procure-to-Pay, come Ordini o Documenti di Trasporto (DdT).
È naturalmente da includere in questa categoria di aziende anche quelle che continuano a produrre i documenti in PDF non utilizzando unicamente la fattura in XML. 

Ma quali sono i benefici in termini di costi con l’adozione di un processo digitale?

Secondo le stime dell’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella in PDF può portare, se effettuato completamente, un beneficio per le imprese quantificabile in 2-4 € per singolo file fattura derivanti da risparmi in fase di trasmissione, occupazione di spazio, materiali consumabili e ricerca dei documenti.
In questa stima di benefici non sono ricompresi quelli raggiungibili attraverso l’utilizzo di ulteriori strumenti informatici a supporto della digitalizzazione e automazione dell’intero processo.

E quindi quali possono essere gli ulteriori benefici?

Risparmio di tempo: tempo di stampa, tempo di fotocopie, tempo di archiviazione, tempo che naturalmente potrà essere dedicato per attività di maggior valore aziendale.

Risparmio di carta e quindi meno costi: carta stampata, fotocopiata e archiviata. Se il documento nasce digitale con la conservazione digitale a norma non è nemmeno necessario fare una stampa, viceversa se il documento nasce cartaceo sarà necessario effettuare una scansione per poter poi conservarlo digitalmente. L’originale potrà quindi essere distrutto.

Risparmio di spazi fisici: di armadi, di magazzini dove stoccare faldoni di archivi, di folder per l’archiviazione cartacea.

Digitalizzazione dei documenti

Il passaggio successivo prevede la digitalizzazione dei documenti. Le aziende che si trovano in questo stadio di maturità emettono (e ricevono) alcuni documenti del ciclo dell’ordine in formato digitale e provvedono alla loro conservazione digitale. Dobbiamo sottolineare come in Italia, a seguito del recente obbligo di fatturazione elettronica, 4 milioni di imprese si ritrovano già di fatto in questo stadio. Il passaggio a questo livello, secondo le stime dell’Osservatorio, permette di risparmiare dai 5 ai 9 € a fattura derivanti da un aumento della produttività del personale e da una importante riduzione degli errori.

Digitalizzazione dei processi

Completati i primi due step le aziende sono pronte per poter passare alla terza fase: la digitalizzazione dei processi.
In questa fase si persegue l’obiettivo, magari in più passaggi, di effettuare l’emissione, la ricezione e la condivisione di tutti i documenti del ciclo in formato elettronico strutturato, la loro conseguente riconciliazione automatica e conservazione digitale. Le tecnologie a supporto sono l’EDI, i Portali B2B per interagire con clienti e fornitori, le soluzioni di Business Process Management o di Business Process Improvement e i tool di riconciliazione, le funzionalità del ERP di registrazione automatica (RPA).
Naturalmente in relazione all’organizzazione aziendale e alla roadmap da parte dell’azienda dell’adozione degli strumenti informatici necessari, ci si può trovare ad aver coperto solo alcune delle funzioni prima descritte, anche perché più facili e veloci da attuare (ad esempio registrazioni e riconciliazioni automatiche).
Il passaggio a questo livello porterebbe, sempre secondo le stime dell’Osservatorio Digital B2B, a un beneficio che va dai 25 ai 65 € per singolo ciclo. La fonte principale del risparmio deriva da un aumento della produttività del personale e quindi dell’impresa nel suo complesso. I casi di piena integrazione del ciclo dell’ordine sono ormai molto datati (se ne parlava già nei primi anni 2000), ma non ancora così diffusi. 

I punti di attenzione in questo livello riguardano il formato strutturato dei diversi documenti e la riconciliazione. Il formato strutturato (comune a tutti i documenti) permette di gestire in modo automatico le informazioni. L’XML della fattura ministeriale è oggi un formato regolamentato per legge e quindi una piattaforma aperta per lo scambio dei dati, ma ancora povera di dati gestionali che potrebbero permettere un’efficace integrazione. È necessario uno standard che riguardi non solo la fattura, ma tutti gli altri documenti coinvolti nel processo di e-procuremet.
L’attuale possibilità e opportunità da questo punto di vista è offerta dallo standard UBL, che è il linguaggio universale di business per lo scambio di documenti commerciali, sviluppato e promosso da OASIS (l’Organizzazione per il progresso degli standard di informazione strutturata). Questo standard può essere adattato alle esigenze di specifici settori, sia in un contesto domestico che internazionale. Lo standard UBL ora è PEPPOL BIS 3.0, che contempla 61 documenti ed è recepito a livello europeo.
L’affermazione di questo standard – ricordiamo che è già obbligatorio per gli ordini verso il Servizio Sanitario Nazionale (NSO) – potrà accelerare l’utilizzo di un formato di documenti che coprano tutta la supply chain, in quanto caratterizzato dai seguenti aspetti:

  • permettere l’interoperabilità;
  • consentire di ridurre i costi;
  • permettere il riuso dei dati comuni (es. indirizzo, articolo);
  • liberamente disponibile senza restrizioni legali o costi di licenza.

L’ordine elettronico, obbligatorio per gli operatori nel mondo della sanità dal 1° febbraio, impiega il formato PEPPOL conforme allo standard UBL v2.1 ed è quindi in ottica evolutiva, ma anche di dialogo internazionale. Si può quindi pensare che questo sia lo standard più idoneo da utilizzare.

Ma se è vero che le aziende devono lavorare per raggiungere e completare la digitalizzazione dei processi, ci sono almeno due ulteriori fasi che permetterebbero di raggiungere ancora maggiori benefici: il Process Automation e l’Intelligent Process Automation.

Process Automation

Il Process Automation, riguarda l’impiego di piattaforme che consentono di eseguire, monitorare e controllare in modalità automatica le attività di un processo (serie di attività, lavori eseguiti, controlli per arrivare a un obiettivo) con un minimo intervento umano.
Ci sono due aspetti determinanti per questo stadio: la tecnica dell’analisi dei processi (process mining) e l’implementazione della Robotic Process Automation (RPA). 

Il process mining è una tecnica che va ad analizzare i file di log, ad esempio dell’ERP, e genera delle mappe dei reali processi che esistono in qualsiasi tipo di organizzazione. Rappresenta un’opportunità per conoscere meglio i processi, misurarli e quindi provare a normalizzarli riducendo inefficienze, eccezioni e colli di bottiglia. Solo a questo punto sarà possibile inserire soluzioni di RPA, che non sono altro che codici di programma che mimano le azioni umane ed eseguono calcoli complessi, prendendo decisioni su regole prestabilite. Le attività che quindi possono essere oggetto di RPA sono quelle con alti volumi, ripetitive, a bassa complessità e basso valore aggiunto, come data entry, trasferimento file, data search, invio massivo di e-mail standard.

È pur vero che in alcuni casi possono essere adottate delle soluzioni di RPA a singole fasi del processo, ricavandone grossi benefici in termini di efficienza e velocità. Ne sono un esempio i moduli di registrazione automatica e riconciliazione delle fatture elettroniche, che partendo da un documento leggibile informaticamente (fattura in XML) permettono di procedere con registrazioni e riconciliazioni automatiche.

Intelligent Process Automation

L’ultimo livello che oggi la dottrina individua come raggiungibile è l’Intelligent Process Automation che è, invece, l’utilizzo di piattaforme di machine learning che non contengono regole o logiche di business definite (come nel caso di RPA), ma che agiscono con algoritmi che vanno continuamente a ridefinire e rimodulare autonomamente le regole di funzionamento.

Per le aziende la strada da percorrere, per raggiungere alti livelli in termini di digitalizzazione e automatizzazione del ciclo procure-to-pay, è ancora lunga. Tuttavia è da evidenziare come vi siano stati tanti stimoli da parte del legislatore in questi anni.
Siamo di fronte quindi a una situazione di mercato e necessità (anche lavorative) per cui non è il caso di arrestare la corsa, ma bensì risulta necessario predisporre un percorso virtuoso che permetta di adottare tutte le tecnologie idonee per perseguire il proprio percorso di evoluzione digitale. È fondamentale, infine, tener presente che il leitmotiv di tutti e cinque i livelli deve essere la cultura digitale, trasversale a tutte le business unit – che condividono così un obiettivo comune – e che deve essere raggiunta accompagnandosi ad aziende capaci di fornire gli strumenti informatici necessari, ma soprattutto che annoverino tra i propri consulenti persone cha abbiano maturato varie esperienze e che governino, oltre alle tecnologie, le normative e i processi di riorganizzazione aziendale.

Richiedi maggiori informazioni

  • Trattamento dati personali
  • Questo campo serve per la convalida e dovrebbe essere lasciato inalterato.