Confronto internazionale sugli standard ISO per gli archivi

Pubblicato il 14 Luglio 2026

Milano capitale mondiale degli archivi: la partecipazione di Sanmarco Informatica e Docuverse al vertice globale sugli standard ISO

L’8 luglio 2026, Milano ha assunto un ruolo centrale nel panorama internazionale della normazione archivistica e della gestione documentale. Sanmarco Informatica e Docuverse hanno contribuito al supporto organizzativo e tecnico del convegno “Confronto internazionale sugli standard ISO per gli archivi”, un evento che ha segnato una tappa fondamentale per il settore cruciale per governare il patrimonio informativo delle aziende. 

L’evento, data la rilevanza dei relatori e degli argomenti, era patrocinato dall’Ordine dei Dottori Commercialisti di Vicenza, e organizzato insieme all’Archivio di Stato di Milano, Ministero della Cultura, Direzione Generale Archivi, Anorc e Digitalaw.

L’appuntamento ha rivestito un valore storico: si è svolto, infatti, in concomitanza con l’Assemblea plenaria della Commissione Tecnica internazionale ISO TC 46/SC 11, riunita per la prima volta in Italia. È stato un privilegio dialogare con figure di spicco del panorama mondiale – quali Michelle Tolliday, Adrian Cunningham, Carlota Bustelo, Anki Steen e Andy Potter. Un orgoglio ulteriormente consolidato dal ruolo del DPO del gruppo, Aldo Maugeri, Convenor del gruppo internazionale ISO TC 46/SC 11/WG 21, che in qualità di promotore dell’evento ha curato il coordinamento scientifico e l’analisi delle sessioni del Summit.

L’importanza strategica di governare l’archivio digitale

Partecipare a questo vertice ci ha offerto l’occasione di riflettere su un tema cruciale: la necessità vitale di trasformare il patrimonio informativo in un asset strategico attraverso un archivio digitale governato. In particolare è emerso che, solo avendo a disposizione archivi digitali che rispettano la compliance normativa e gli standard, l’Intelligenza Artificiale potrà dare risposte prive di allucinazioni.

Oggi ogni processo economico genera flussi massivi di dati – fatture, contratti, bilanci, pratiche di compliance. Questo patrimonio non può essere confinato in una “massa indistinta” accumulata passivamente in server capienti. Un archivio digitale non governato non è solo un sintomo di inefficienza, ma rappresenta un vero e proprio fattore di rischio aziendale.

Questo si applica sia alle multinazionali sia alla piccola e media impresa italiana, anche produttiva.

Sanmarco Informatica si distingue nel settore della gestione documentale per i suoi prodotti (come ECM3) e servizi innovativi, e per il suo impegno attivo nella definizione e adozione degli standard del settore accompagnando i clienti nella digitalizzazione con l’ausilio dei progetti di consulenza erogati da Docuverse.

Come membro attivo di UNI, Sanmarco Informatica partecipa ai tavoli della Commissione UNI/CT 014/SC 11 e contribuisce con idee, proposte e competenze che hanno già lasciato il segno. 

Il valore che porta per i propri clienti è il posizionamento strategico e l’acquisizione di competenze di frontiera. Parlare di “frontiera” significa presidiare il limite dove la tecnologia e il mercato non hanno ancora una regola condivisa. Per un’azienda o un ente, questo si traduce in tre vantaggi concreti:

  • Visione anticipatoria: comprendere la ratio di una norma anni prima che diventi obbligatoria, evitando di dover ‘rincorrere’ l’adeguamento tecnologico;
  • Interpretazione autentica: chi partecipa alla scrittura conosce i ‘perché’ dietro ogni riga del testo. Questa profondità permette di implementare i requisiti in modo intelligente, ottimizzando i costi;
  • Networking d’eccellenza: il confronto costante con i massimi esperti mondiali trasforma il delegato aziendale in un catalizzatore di best practice.

Dal convegno è emerso con chiarezza che la conservazione digitale non può limitarsi al semplice deposito di un documento al termine della sua vita utile. La sfida moderna richiede di presidiare l’intero ciclo di vita documentale: dalla formazione alla classificazione, fino allo scarto consapevole, applicando responsabilità chiare e criteri rigorosi.

I vantaggi di una governance documentale a norma sono tangibili e misurabili. La qualità del patrimonio informativo abilita le imprese a:

  • Certificare la regolarità dei processi, garantendo una tracciabilità precisa delle decisioni aziendali.
  • Affrontare controlli e operazioni straordinarie in totale sicurezza, con dati immediatamente disponibili e validi.
  • Garantire la continuità operativa, proteggendo il valore dell’azienda nei passaggi generazionali e strategici.

Senza una visione di sistema, la digitalizzazione rischia di disattendere le sue promesse, generando “meno controllo invece di più controllo, più costi invece di maggiore efficienza, più incertezza invece di semplificazione”.

In questo scenario, gli standard ISO offrono la base solida e il “linguaggio comune” indispensabili per costruire infrastrutture di fiducia. In Sanmarco Informatica per la parte soluzione software, e in Docuverse per la consulenza specializzata su questi temi, siamo orgogliosi di essere in prima linea in questo percorso, affiancando organizzazioni, pubbliche amministrazioni e professionisti nel valorizzare l’informazione digitale come motore di crescita nell’economia contemporanea.

Un sentito ringraziamento all’Archivio di Stato di Milano per l’ospitalità, ad ANORC per averci coinvolto in questo importante confronto internazionale e all’Ordine dei Dottori Commercialisti per il patrocinio. 

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