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Archiviazione documentale

Archiviazione documentale

Un software completo per l'archiviazione e gestione dei contenuti aziendali e per la conservazione digitale a norma.

La soluzione documentale di Sanmarco Informatica che ti permette di conservare, gestire, organizzare, condividere ed archiviare tutti i tuoi documenti in modo efficiente ed innovativo.

Ciascun contenuto caricato (immagine, foglio di calcolo, testo, video, documentazione di origine gestionale, ecc.) può essere classificato attraverso l’utilizzo di classi documentali: un’aggregazione di attributi che ne consente una categorizzazione accurata. La ricerca dei documenti indicizzati, quindi, risulta efficiente e l’accesso agli stessi funzionale e veloce.

Inoltre, mediante il sistema di ricerca “spotlight” è possibile reperire i contenuti attraverso gli attributi del contenuto o mediante le classifiche/categorizzazioni, le date di validità, le date scadenza attribuite agli stessi. Questa funzionalità indicizza tutti i contenuti e permette di effettuare delle ricerche anche all’interno dei documenti.

ECM è la soluzione software completa, trasversale ai processi aziendali, che fornisce gli strumenti per gestire l'intero ciclo di vita dei documenti elettronici.

 

E’ una soluzione web-mobile  e permette di consultare/condividere informazioni in azienda e dall’azienda verso l’esterno (clienti/fornitori/consulenti, etc.), gestendo accessi e permessi sui contenuti e garantendo, in ogni momento, l’univocità e la correttezza del dato.

I contenuti possono essere sottoposti a cicli approvativi e distribuiti, è possibile  definire regole e tracciarne l’utilizzo. Gestisce anche i cicli di revisione, attribuendo diversi stati: redazione, approvazione, rifiuto, attivazione, revisione annullamento, ecc.

Attraverso la piattaforma di gestione le attività vengono assegnate a ciascun utente evidenziando le azioni da compiere nel sistema: approvazione contenuto, sollecito approvazione, presa visione di un contenuto, preavviso di scadenza del documento. Questa gestione “to do” rappresenta la modalità operativa più efficace per poter coinvolgere il personale aziendale nella gestione e condivisione dei contenuti.

Supporta i processi approvativi anche attraverso la firma dei documenti, cosiddetta firma “leggera” o firma “pesante” dello stesso (a valore legale).

Funzioni principali

Ricerca avanzata

L’utente può eseguire la ricerca come in un qualsiasi motore di ricerca. Attraverso la barra di ricerca è possibile effettuare diverse tipologie di ricerca, anche avanzata, fra i documenti presenti in ECM. Le varie modalità di ricerca sono selezionabili con un apposito click nelle varie icone di ricerca: su tutte le cartelle, per classe documentale e per attributi generici.

Applicazione mobile

ECM è una piattaforma responsive. Potrai visualizzare tutti i documenti tramite il tuo Tablet o Ipad in mobilità. Tramite una semplice ricerca verranno visualizzati tutti i documenti presenti nel tuo ECM suddivisi per classi; potrai inoltre scaricarli, condividerli e firmarli.



Workflow documentale

Il workflow ideale per creare, gestire ed automatizzare i processi documentali aziendali, in grado di adattarsi alle esigenze di ogni impresa. Il workflow permette l’inserimento di un documento nel ciclo approvativo consentendo di richiedere a determinati utenti l’approvazione di un determinato documento. Garantisce l’attivazione di documenti con maggior grado di controllo.

Security

Gli utenti possono essere dotati di permessi che permettono la visualizzazione solo di alcuni documenti. ECM ricorre a specifiche misure di cybersecurity e la sicurezza è garantita.

Scansione barcode

ECM riconoscere un eventuale codice a barre apposto sul documento, al fine di associare automaticamente l'immagine scansionata al record di registrazione o di carico presente nel sistema informativo aziendale.

Archiviazione documenti

Per gestire, organizzare, condividere e archiviare tutte le informazioni e i documenti aziendali, anche con clienti e fornitori, in un unico repository in modo semplice e veloce.

Upload

L’utente potrà caricare in autonomia tutti i documenti che intende archiviare indicando gli attributi a seconda del tipo di file.


Notifiche utente

Permette di gestire con facilità le attività. Potranno essere assegnati dei “to-do” all’utente, che tramite una notifica, verrà avvisato dell’assegnazione di un’attività da prendere in carico.

Relazione tra documenti

ECM permette di creare delle relazioni tra i documenti creando un flusso di informazioni.



Tutte le funzionalità

CONSERVAZIONE

La conservazione è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.

La conservazione digitale è un insieme di processi e procedure informatiche previste dalla normativa italiana, che permettono di attribuire valore legale/fiscale e conservare nel tempo i documenti informatici.

Permette anche la conservazione delle pec e di altri documenti che risulta obbligatoria per attestarne la validità e l’esistenza in caso di contestazioni legali.

CONSULENZA E FORMAZIONE

A supporto dei processi di cambiamento e per il miglioramento dell’organizzazione aziendale i nostri esperti al fianco del Cliente per:

  • Analizzare e descrivere i processi organizzativi e documentali
  • Analizzare le relazioni tra processi e sistema organizzativo
  • Valutare l’efficacia dei processi in corso
  • Individuare l’approccio più efficace rispetto ai processi della propria azienda
  • Strutturare l’architettura del sistema documentale
    – Implementare i  processi efficaci per il futuro
    – Misurazione e monitoraggio della creazione di valore in ambito di gestione documentale

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